Pracovníci recepce by měly mít:
- Stálý, ne strojený úsměv na tváři,
- Při prodeji vycházet hostu maximálně vstříc, prodat mu pokoj, jaký žádá,
- Nikdy neprodávat pokoj za jeho cenu, ale za jeho hodnotu (slunečný, s výhledem, tichý, ...),
- Jestliže možnosti dovolují, ukázat pokoj hostu předem a ovlivnit tak jeho rozhodnutí,
- Podle oblečení a zavazadel umět hosta alespoň částečně odhadnout, vědět, kam ho zařadit,
- Mít dobrou paměť na lidi, pamatovat si je,
- Znát příjmení hosta a oslovovat ho jím,
- Zachovávat potřebné inkognito, zvlášť u významných hostů a další.
Hosta se na recepci ujme recepční, který v recepčním dopise zjistí číslo rezervovaného pokoje. Pokud host přichází bez předběžné objednávky, zjistí, který pokoj je ještě volný. Následně na základě průkazu totožnosti zaznamená do recepčního listu nezbytné údaje a vystavením ubytovacího průkazu přidělí hostu pokoj. Hotelový průkaz opravňuje hosta převzít na vrátnici klíč od pronajatého pokoje, též k pobytu v prostorách ubytovacího střediska. Služba hosta uvede zřízenci, zároveň se přesvědčí, zda je pokoj v pořádku, případně hostu vysvětlí funkci technického zařízení. Na příchod nového hosta upozorní pokojskou a etážového číšníka. Vrátný zapíše hosta do domovní knihy. Potřebné osobní údaje o hostu se vyplňují i pro potřeby telefonního seznamu. Každému hostu se v hotelovém časopise (deníku) otevře osobní účet. Na tento účet se účtují veškeré poskytnuté služby a přikládají se stvrzenky o poskytnutí služby (bony). Mezi ubytovatelem a ubytovaným se uzavírá smlouva o ubytování.
